A menudo tenemos la sensación de que el esfuerzo que realizamos para llevar a cabo nuestras responsabilidades en nuestro lugar de trabajo no es proporcional al rendimiento que obtenemos y que nos falta tiempo para acometer todo lo que nos hemos propuesto hacer. El estrés se apodera de nosotros y entramos en una dinámica que todavía nos hace más ineficaces. Los expertos en productividad recomiendan seguir una serie de pautas para optimizar nuestra jornada laboral y ser más felices trabajando: algunas de ellas son hábitos que deberíamos adoptar en el propio lugar de trabajo, y otras son medidas relacionadas con hábitos de salud en general que repercuten también en nuestro rendimiento profesional.
Antes de pasar a enumerar los 18 consejos para ser más productivos, hay una idea fundamental que deberíamos integrar: trabajar más horas no significa que seamos mejores profesionales; más bien al contrario, puede ser un síntoma de que no estamos haciendo las cosas bien.
1. Definir muy bien cuáles son nuestros objetivos
Es fundamental saber cuáles son nuestras metas y qué queremos conseguir alcanzándolas.
2. Planificarnos en función de los objetivos que nos hemos marcado
Una vez hemos definido con claridad nuestros objetivos, ¿cómo y cuándo los vamos a llevar a cabo? Trazar una hoja de ruta nos ayudará a visualizar los recursos con los que contamos, incluyendo el tiempo, y a no perder el rumbo que nos hemos trazado.
3. Focalizar nuestra actividad
Es fácil que el entorno y los imprevistos interfieran en nuestro día a día, pero si tenemos muy claro hacia dónde tenemos que focalizar el trabajo, minimizaremos las distracciones. Como decía Steve Jobs, “Céntrate en lo realmente importante”. Las interrupciones continuas reducen notablemente el rendimiento.
4. Priorizar tareas
Es necesario distinguir qué es importante y qué es secundario, qué tareas tenemos que priorizar para que no lleguen a convertirse en “urgentes” y empiecen a saltar las alarmas.
5. Aprender a decir “no”
En algunas sociedades está muy arraigada la idea de que es descortés decir “no”; sin embargo, a veces es necesario y basta con declinar las invitaciones o excusarse con educación para que nadie se sienta ofendido.
6. Evitar las reuniones innecesarias
Las reuniones nos quitan mucho tiempo y no siempre están justificadas. Limitémoslas a las estrictamente imprescindibles.
7. Aprender a convocar y mantener reuniones
Toda convocatoria a una reunión debería contener el orden del día, con hora de inicio y finalización: para qué es la reunión, qué puntos se van a tratar y cuánto tiempo le vamos a dedicar. Y las aportaciones de los participantes deberían ser constructivas: si hacemos una crítica negativa, aportemos una propuesta alternativa que represente mejoras.
Es posible que durante la reunión acordemos llevar a cabo acciones: dejemos claro en el equipo quién se responsabiliza de cada tarea, cuáles son los plazos para finalizarlas y a quién habrá que reportar.
8. Gestionar correctamente el correo electrónico
No hay ninguna razón por la que debamos contestar inmediatamente todos los correos electrónicos que recibimos. Utilicemos nuestro sentido común y buen criterio para decidir cuáles responder enseguida y cuáles postergar. En algunos casos, una opción puede ser enviar un acuso de recibo y comunicar al remitente que responderemos a lo que nos plantea en otro momento. Ahora bien, en ningún caso dejemos un correo sin respuesta durante demasiados días.
Vídeo del mítico discurso que pronunció en Stanford Steve Jobs, fundador de Apple, en el año 2005 (en inglés).
9. Establecer buenas relaciones con los demás
Un buen ambiente de trabajo, sin fricciones, nos facilita la distensión necesaria para aprovechar bien el tiempo, poder ser más creativos y poder pedir la colaboración de los demás cuando la necesitamos.
10. Aprender a delegar
Ser el responsable de un departamento o proyecto no implica tener que asumir todas las cargas de trabajo. Aprender a soltar el control y delegar funciones, sobre todo cuando otras personas pueden ser más eficaces que nosotros, es una forma inteligente de gestionar el tiempo, las responsabilidades y los equipos.
11. Hacer pausas
Cada hora deberíamos hacer una pequeña pausa para estirar las piernas y desconectar la mente. Al retomar el trabajo seremos más productivos. Hacer descansos no es perder el tiempo, es recuperar la capacidad de trabajar a pleno rendimiento; sobre todo cuando nuestra actividad requiere concentración.
12. Salir de nuestro entorno, si es necesario
En ocasiones, puede producirse un bloqueo por estrés o cansancio. En estos casos, y entre personas responsables, quedarse en la oficina para “cumplir el expediente” no tiene sentido. Los expertos recomiendan romper estas situaciones dando un paseo o simplemente marchándose a casa para seguir trabajando desde allí.
13. Dedicar tiempo a nuestras aficiones
Las personas que tienen intereses fuera del ámbito laboral son mucho más productivas en el trabajo y también son más creativas a la hora de encontrar soluciones a los problemas. Es lógico, ya que la creatividad está muy relacionada con la capacidad para establecer relaciones entre ideas que aparentemente no tienen ninguna conexión. Cuantas más experiencias tengamos, cuanto más rica sea nuestra vida, más posibilidades de conexión veremos a nuestro alrededor.
14. Cuidar nuestra dieta y hacer ejercicio
Una buena alimentación nos proporciona la energía necesaria para rendir sin sufrir las consecuencias nocivas de una dieta a base de comida rápida, y practicar ejercicio contribuye a mantener alejado el estrés. Si sustituimos algunos cafés o tés por agua, nuestro organismo también nos lo agradecerá.
15. Estar dispuestos a arriesgar
Muchas organizaciones quieren introducir cambios para mejorar e innovar, pero tienen miedo a equivocarse al implementarlos. Hay que estar dispuesto a arriesgar y asumir los eventuales errores como un aprendizaje. Los buenos líderes fomentan esta cultura de empresa.
16. Mantener nuestro espacio de trabajo ordenado
Saber dónde están las cosas y tener las que necesitamos habitualmente a mano nos ahorra tiempo.
17. Valorar nuestro trabajo y el de los demás
Cada tanto es bueno tomar perspectiva y preguntarnos si nos gusta nuestro trabajo. Si la respuesta es afirmativa, valoremos la posibilidad que tenemos de poder desarrollarnos como profesionales ejerciendo nuestra profesión; en caso contrario, quizá deberíamos plantearnos un cambio. Asimismo, los buenos jefes saben reconocer a los empleados valiosos y no dudan en explicitar este reconocimiento, lo cual aumenta la motivación de las personas que trabajan bien. Un buen profesional ninguneado tarde o temprano acabará por abandonar la empresa.
18. Decorar nuestra oficina para conseguir bienestar
Los colores tienen un efecto en nuestras emociones. Lo más adecuado es que las bases sean de un color neutro y que escojamos los colores secundarios en función del estado de ánimo que queramos generar en cada espacio (a grandes rasgos, el blanco, los azules, verdes, terrosos y grises son relajantes, mientras que los rojos, naranjas y amarillos estimulan la actividad, por lo que se aconseja reservarlos para salas de reuniones o comedores).
La iluminación es un factor importante: aprovechemos toda la luz natural que podamos y evitemos los reflejos en las pantallas de los ordenadores.
El ruido puede molestar a muchas personas y dificultarles la concentración. Seamos respetuosos.
Por último, hay otros aspectos que también debemos cuidar: la ventilación, la limpieza, los olores y la temperatura de las instalaciones.